Blogi

Gandrīz katrā dzīvojamās mājas pārvaldīšanas līgumā ir punkts: darbiem virs 1000 eiro pārvaldnieks nodrošina divus līdz trīs cenu piedāvājumus. Purvciema ielā 22 tas ir līguma 2.2.6. punkts.

Jautājums, ko uzdod reti: kur šie piedāvājumi ir? Vai kāds no īpašniekiem tos ir redzējis? Kā zināt, ka izvēlēts labākais, nevis pazīstamākais?

Līgums pasaka, ka piedāvājumi jāsavāc. Tas nepasaka, kā tie jādokumentē, jāglabā un jāparāda īpašniekiem. Šo spraugu var aizvērt ar kopības lēmumu par iepirkumu kārtību — un šī raksta beigās ir gatavs paraugs.

Divi klupšanas akmeņi

Īpašnieks redz tikai gala rēķinu

Noraidītie piedāvājumi nekur neparādās. Nav ar ko salīdzināt. Ja pārvaldnieks izvēlējās dārgāku izpildītāju, iemesls var būt pilnīgi pamatots — labāka garantija, ātrāks termiņš, pieredze ar šo māju — bet, ja tas nekur nav pierakstīts, paliek tikai aizdomas.

Vēsture pazūd līdz ar pārvaldnieku

Kad māja maina pārvaldnieku, iepirkumu vēsture aiziet līdzi. Pārvaldīšanas līgums formāli prasa nodot dokumentus (Purvciema 22 gadījumā — 8.5. punkts), bet praksē tā ir Excel tabula un e-pastu sarakste. Jaunais pārvaldnieks sāk no nulles.

Risinājums: kopības lēmums, kas nosaka kārtību

Īpašnieku kopība var pieņemt lēmumu, kas nosaka, kā pārvaldniekam jāizpilda līgumā jau esošais pienākums. Tas nav jauns pienākums un nav pamats pārvaldīšanas maksas celšanai — tikai izpildes un dokumentēšanas kārtība. Lēmums ir saistošs arī pārvaldniekam (Dzīvokļa īpašuma likuma 16. pants).

Purvciema 22 pilnvarotās personas sagatavoja tieši šādu lēmumu. To var izmantot jebkura māja. Kā kopības lēmumu pieņem — kopsapulcē vai aptaujā — lasiet rakstā Dzīvokļu īpašnieku kopības lēmums.

Lēmuma paraugs

Lejupielādēt: Kopības lēmuma projekts par cenu piedāvājumu saņemšanas kārtību (PDF)

Lejupielādēt: Vēstule pārvaldniekam (PDF)

Abi dokumenti ir platformas-neitrāli — tie neparedz konkrētas platformas izmantošanu.

Ko paraugs nosaka

1. Publicēšana ar laika zīmogu. Darba uzdevums tiek publicēts platformā, kas fiksē katra piedāvājuma iesniegšanas laiku.
2. Termiņš vismaz 7 dienas. Piedāvājumu iesniegšanai dod ne mazāk kā nedēļu. (Šis ir piedāvājumu iesniegšanas termiņš, ne kopības lēmuma balsošanas termiņš — tas ir 14–180 dienas.)
3. Vismaz 3 piedāvājumi. Ja tik daudz nesanāk — rakstisks paskaidrojums: cik darbuzņēmēju uzrunāts un kāpēc atteicās.
4. Nodošana pirms līguma. Visi piedāvājumi un izvēles pamatojums nonāk pie pilnvarotajām personām, pirms slēdz līgumu ar darbuzņēmēju. Ja izvēlēts nav lētākais — norāda, kāpēc.
5. Glabāšana mājas lietā. Cenu aptaujas protokols, piedāvājumi un pamatojums glabājas mājas lietā PDF vai mašīnlasāmā formātā — neatkarīgi no platformas.

Papildus paraugs paredz, ka pilnvarotās personas neveic darbu saskaņošanu, kamēr šī kārtība nav izpildīta (izņemot avārijas un neatliekamus darbus), un ka kārtība stājas spēkā 30 dienas pēc paziņošanas pārvaldniekam.

Kā to izmanto praksē

1. Sagatavo lēmuma projektu (paraugs augstāk), pielāgo mājas datus.
2. Pieņem lēmumu kopsapulcē vai aptaujā.
3. Paziņo lēmumu pārvaldniekam rakstiski, pievienojot norakstu (paraugs — pavadvēstule).
4. Pārvaldniekam noteiktā termiņā (Purvciema 22 līgumā — 15 darba dienas) rakstiski jāapstiprina izpilde vai jānorāda konkrēti iebildumi ar atsauci uz līguma punktiem.

Kā dowork šo kārtību izpilda

Lejupielādēt: Kopsapulces protokola paraugs dowork.lv izvēlei (PDF) — pilns protokola paraugs mājām, kas jau izlēmušas izmantot tieši dowork.lv.

Papildus: daudzgadu uzturēšanas darbu plāns katrai mājai, kur katrs punkts vajadzīgajā brīdī kļūst par cenu aptauju.

Ko dowork vēl nedara

Godīgi: dowork neuzspiež 3 piedāvājumu vai 7 dienu minimumu — tos nosaka pārvaldnieks vai kopības lēmums. Eksports pašlaik ir PDF, ne mašīnlasāms. Automātiska visas mājas vēstures nodošana jaunam pārvaldniekam vēl top.

Pārvaldniekiem

Šī nav kontrole pār jums. Tas ir veids, kā izpildīt pienākumu, kas jums līgumā jau ir, un pēc tam to pierādīt. Kad īpašnieks jautā „kāpēc šis izpildītājs?”, atbilde ir viena saite, ne stundu rakšanās pa e-pastiem. Vēsture paliek pie mājas — arī tad, ja kādreiz šķiraties no šī objekta, jūsu darbs ir dokumentēts un aizstāvams.

Mājas vecākajiem un aktīviem īpašniekiem

Jūs redzat visus piedāvājumus, ne tikai gala rēķinu. Jūs redzat, kāpēc izvēlēts konkrētais izpildītājs. Jūs varat ienest salīdzinājumam savu izpildītāju. Un jūs varat sākt ar gataviem dokumentiem. Par pilnvarotās personas lomu — rakstā Mājas vecākā pienākumi un tiesības.

Pieteikt savu māju →

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai pārvaldniekam obligāti jāņem 3 tāmes?

Tas atkarīgs no pārvaldīšanas līguma. Tipiski līgumi paredz 2–3 cenu piedāvājumus darbiem virs noteiktas summas (piemēram, 1000 EUR bez PVN), izņemot avārijas. Kārtību, kādā tos iegūst un dokumentē, var noteikt ar kopības lēmumu.

Vai kopības lēmums par iepirkumu kārtību ir jauns pienākums pārvaldniekam?

Nē. Tas nosaka izpildes kārtību pienākumam, kas jau ir līgumā, un nav pamats pārvaldīšanas maksas palielināšanai.

Vai īpašnieki drīkst redzēt noraidītos piedāvājumus?

Ja to paredz kopības lēmums vai līgums — jā. Paraugs paredz, ka visi saņemtie piedāvājumi un izvēles pamatojums tiek nodoti pilnvarotajām personām pirms līguma slēgšanas.

Vai kārtība attiecas uz avārijas darbiem?

Nē. Avārijas un neatliekamos darbus šī kārtība neskar — tos veic nekavējoties, saskaņojot darbu gaitā.

Šis raksts nav juridiska konsultācija. Pirms lēmuma pieņemšanas pārbaudiet spēkā esošo normatīvo regulējumu un konkrēto pārvaldīšanas līgumu vai konsultējieties ar juristu.